Planujesz zorganizować wydarzenie? Zastanawiasz się, jak wygląda obsługa eventowa dla organizacji pozarządowej? Zobacz, jak to zrobiliśmy dla Sieci SPLOT!
Sieć SPLOT zaplanowała zorganizowanie konferencji dla ponad 130 uczestniczek i uczestników. Otrzymaliśmy zlecenie na pełną obsługę komunikacyjno-wizualną wydarzenia. Od przygotowania landing page do rejestracji, przez zamówienie gadżetów, po aranżację przestrzeni wydarzenia i realizację foto-relacje.
Na kilka miesięcy przed wydarzeniem musieliśmy zaprojektować stronę lądowania dla osób, które chciałyby wziąć w nim udział. Na stronie znajdował się opis i program, formularz rejestracyjny, licznik odmierzający czas do rozpoczęcia konferencji, sekcja FAQ oraz informacja o prelegentkach i prelegentach.
Do naszych zadań należało również zaaranżowanie przestrzeni hotelowej, aby budziła ona jasne skojarzenia z brandingiem Sieci SPLOT. W tym calu odbyliśmy na dwa miesiące przed wydarzeniem wizję lokalną. Zdecydowaliśmy się na kilka rozwiązań.
Kostki zamiast roll-upów i światło
Na każdej konferencji jej uczestnicy aż potykają się o roll-upy. Ciężko dziwić się organizatorom, że je wykorzystują. Są tanie w produkcji i zajmują dużo miejsce, co zwiększa prawdopodobieństwo uchwycenia ich na zdjęciach publikowanych w social mediach. Jednak nie są one szczególnie estetyczne i subtelne.
Postawiliśmy na inne rozwiązanie. Zamówiliśmy kostki reklamowe, które stały w tle w trakcie prelekcji lub pełniły funkcję stolików dla uczestniczek i uczestników paneli dyskusyjnych. Do tego mogą one służyć jako stołki lub po prostu być elementem scenografii w trakcie przyszłych wydarzeń.
Ponadto ustawiliśmy 8 led-barów w kolorze zielonym, związanym z Siecią SPLOT, w różnych miejscach konferencji. Dzięki temu wszystkie robione przez fotografów i uczestników zdjęcia, miały charakterystyczną zieloną poświatę i zmieniały zwykłe białe hotelowe ściany w centrum konferencyjne skrojone pod kolory organizacji.
Gift-packi i inne gadżety, a obsługa eventowa
Naszym zadaniem było przygotować i zrealizować wszelkiej maści gadżety wykorzystywane w trakcie konferencji.
Pierwszym wyzwaniem były gift-packi. Zamiast drukowania kolejnych płóciennych toreb z logiem organizatora, zdecydowaliśmy się na wykorzystanie worków na sznurkach, do noszenia jak plecak. Już pierwszego dnia część osób zaczęła ich używać i budziły one bardzo duże zainteresowanie wśród uczestniczek i uczestników. Dodatkowo do każdego worka dołożona była butelka aluminiowa + długopis.
W trakcie wydarzenia odbywały się spotkania warsztatowe, dlatego zamówiliśmy notesy klejone z brandingiem Sieci SPLOT.
Ponadto na osoby, które spały w hotelu czekał mały prezent. Na łóżku każdego uczestnika położyliśmy kilka krówek z logo SPLOT i kartkę z krótką sentencją. Koszt wydrukowania kilkuset krówek i kartek był znikomy, a efekt bardzo duży. Osoby biorące udział w konferencji miały poczucia, jakby cały hotel był przeobrażony pod wydarzenie SPLOT.
Karta Praw Podstawowych – publikacja i skład
Sieć SPLOT realizuje projekt związany z promocją wartości zapisanych w Karcie Praw Podstawowych i cała konferencję kręciła się wokół tego tematu. W związku z tym zaprojektowaliśmy i wyprodukowaliśmy 2000 sztuk publikacji z Kartą Praw Podstawowych.
Publikacja została wręczona wszystkim osobom uczestniczącym w wydarzeniu oraz będzie później dystrybuowana przez SPLOT w ramach innych działań.
Inne projekty
Oczywiście w ramach obsługi marketingowej przygotowaliśmy wiele innych projektów. Chociażby identyfikatory, smycze, mapkę dofinansowanych przez SPLOT projektów, ramki do robienia sobie zdjęć przez uczestników konferencji i pewnie wiele innych projektów, o których już nawet teraz nie pamiętam.
Live stream i foto-relacja, a obsługa eventowa
Panele w sali konferencyjnej transmitowaliśmy online. Ponadto w trakcie wydarzenia zrealizowaliśmy cztery inne nagrania. Trzy przedstawiające dofinansowane przez SPLOT projekty oraz jedną wideo-relacja z wydarzenia.
Cały event był przez nas skrupulatnie „obfotografowany”, o czym świadczą chociażby powyższe zdjęcia. Transmisja live miała tłumaczenie na polski język migowy.
Tak wygląda obsługa eventowa naszej agencji. Jeżeli potrzebujesz pomocy w organizacji wydarzenia lub chcesz skorzystać z innych usług, napisz, ustalimy w jaki sposób możemy wesprzeć Ciebie i Twoją organizację.
